Webové stránky používají k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Informace, jak tyto stránky používáte, jsou sdíleny se společností Google. Používáním souhlasíte s použitím souborů cookie. Více informací.

Rozumím

Tomáš Svoboda
Autor:
Tomáš Svoboda
Všechny články >

Před časem jsem se rozepsal o možných nástrahách a nedostatcích tabulkového procesoru Excel. Zmiňoval jsem se o tom, jak snadno může dojít k chybám při neustálých revizích excelové tabulky, jak se špatně dohledává aktuální verze dokumentu či jak se složitě získávají souhrnná data a přehledy z více dokumentů najednou. Ostatně celý článek si můžete přečíst zde. Po této úvaze by vás asi zajímalo, jak to vidím já a jaké nabízím řešení. Rád se s vámi podělím o mnohaleté zkušenosti z desítek realizovaných projektů u velkých i malých stavebních firem či developerů.

Bod zlomu jako impuls k efektivnějšímu přístupu

V prvním článku se zmiňuji o bodu zlomu. Pokud tedy k němu dospějete a rozhodnete se řídit nové projekty efektivněji a mít je pevněji v rukou, doporučuji na začátku udělat vstupní analýzu. To je proces, v rámci kterého společně projdeme současný stav, pustíte nás tzv. „do kuchyně“ a ukážete nám, jaké nástroje – a to jsou především právě různé „excely“ :) – dnes používáte a jak s nimi pracujete. Obecně platí, že jiné nástroje používá přípravář, jiné projektový manažer a s jinými pracuje majitel společnosti. V rámci procesu analýzy řešení se poté zaměříme hlavně na cílový stav: tedy jak ideálně by měl tok informací ve vaší společnosti probíhat, aby všichni účastníci projektu měli ty správné a aktuální informace ve chvíli, kdy je potřebují ke svému rozhodování.

Informační systém – přehled, úspora, efektivita

V rámci informačního systému je možné využívat všechny benefity, které prostě Excel nenabízí a ani nabízet nemůže. Zcela zásadní výhodou je především to, že všechna data jsou uložena v databázi. Pakliže je informační systém chytře vymyšlen, je potom proces implementace vlastně jen o tom, v jaké formě, kdy a komu ta správná data „podat“. A to vše nejen v rámci jedné zakázky, ale klidně průřezově za definovanou skupinu – např. všechny zakázky v realizaci, pohled na konkrétního subdodavatele za poslední rok či controllingová data za poslední kvartál.

To, co doposud nešlo, je najednou realitou

Někdy přirovnávám informační systém k obrovské skříni, do které firma postupně vkládá jednotlivé šanony. Jeden šanon = jedna zakázka. Důležité ale je, že mohu pracovat jak s  každým šanonem (zakázkou) zvlášť , tak mohu do skříně obrazně řešeno „navrtat“ díry, kterými se dívám na podobná data napříč celou skříní – tedy celou firmou. Představte si, že byste chtěli u důležité položky rozpočtu vědět, za jakou cenu jste ji nabídli, realizovali či poptali v posledních dvou letech. To by byla v Excelu práce na několik dní či týdnů, pro chytře nastavený informační systém je to otázka několika vteřin! A to už za úvahu, jak změnit řízení projektů k lepšímu rozhodně stojí, co myslíte?

Excel nekončí

Ale buďte bez obav. Využití informačního systému neznamená, že Excel končí. Ten může fungovat dál, ale již jen jako výstup. To v praxi znamená, že pokud je potřeba se šéfem, s jiným oddělením nebo s nějakým externím partnerem komunikovat přes Excel, tak v tom jednoduše může firma dál pokračovat, jen s tím rozdílem, že tu excelovou tabulku vytvoří nový systém. A klidně v provedení, na které jste za ta léta zvyklí – sloupce, seskupení, barevné provedení včetně loga firmy v záhlaví – nic z toho není problém:-)

Závěrem chci říct, že masové používání Excelu pro řízení firem není zdaleka doménou jen malých společností. Znám v České republice řadu korporací s miliardovými obraty, které nabídku vytvářejí v nějakém specializovaném softwaru, ale když tendr vyhrají a zakázka přejde do výroby, tak ji celou zpracovávají a řídí pomocí Excelu. Já osobně jim říkám „excelové firmy“ a těch je u nás 90 %. Proti gustu žádný dišputát, jen chci naznačit, že to lze dělat i jinak – a lépe.

A jak jste na tom vy? Řadíte se taky mezi „excelové firmy“ nebo už jste o krok dál? Napište mi, zajímá mě to a třeba vám poradím a ukážu, jak být efektivnější v celém životním cyklu zakázky. Nebo vás nasměruji na některého z našich zákazníků, který si cestu od Excelu k informačnímu systému již úspěšně prošel…

Přeji krásný dubnový den!

Tomáš

Přidat komentář

Bezpečnostní kód Obnovit
0
0
0
s2smodern

Úspěšné projekty

Sídlo a zákaznické centrum:
Callida, s.r.o., Kloboučnická 24, 140 00 Praha 4
T +420 234 710 234, Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.

Callida je partner společnosti Viewpoint Construction Software, Portland (OG), USA.

viewpoint logo

Kontaktujte nás

Konzultovat řešení
Zadejte Vaše jméno a příjmení
Zadejte telefonní číslo
Neplatný email
Zadejte název společnosti
Neplatný vstup
Potvrďte prosím souhlas
Chyba v ověření