Před časem jsem se rozepsal o možných nástrahách a nedostatcích tabulkového procesoru Excel. Zmiňoval jsem se o tom, jak snadno může dojít k chybám při neustálých revizích excelové tabulky, jak se špatně dohledává aktuální verze dokumentu či jak se složitě získávají souhrnná data a přehledy z více dokumentů najednou. Ostatně celý článek si můžete přečíst zde. Po této úvaze by vás asi zajímalo, jak to vidím já a jaké nabízím řešení. Rád se s vámi podělím o mnohaleté zkušenosti z desítek realizovaných projektů u velkých i malých stavebních firem či developerů.
Bod zlomu jako impuls k efektivnějšímu přístupu
V prvním článku se zmiňuji o bodu zlomu. Pokud tedy k němu dospějete a rozhodnete se řídit nové projekty efektivněji a mít je pevněji v rukou, doporučuji na začátku udělat vstupní analýzu. To je proces, v rámci kterého společně projdeme současný stav, pustíte nás tzv. „do kuchyně“ a ukážete nám, jaké nástroje – a to jsou především právě různé „excely“ :) – dnes používáte a jak s nimi pracujete. Obecně platí, že jiné nástroje používá přípravář, jiné projektový manažer a s jinými pracuje majitel společnosti. V rámci procesu analýzy řešení se poté zaměříme hlavně na cílový stav: tedy jak ideálně by měl tok informací ve vaší společnosti probíhat, aby všichni účastníci projektu měli ty správné a aktuální informace ve chvíli, kdy je potřebují ke svému rozhodování.
Informační systém – přehled, úspora, efektivita
V rámci informačního systému je možné využívat všechny benefity, které prostě Excel nenabízí a ani nabízet nemůže. Zcela zásadní výhodou je především to, že všechna data jsou uložena v databázi. Pakliže je informační systém chytře vymyšlen, je potom proces implementace vlastně jen o tom, v jaké formě, kdy a komu ta správná data „podat“. A to vše nejen v rámci jedné zakázky, ale klidně průřezově za definovanou skupinu – např. všechny zakázky v realizaci, pohled na konkrétního subdodavatele za poslední rok či controllingová data za poslední kvartál.
To, co doposud nešlo, je najednou realitou
Někdy přirovnávám informační systém k obrovské skříni, do které firma postupně vkládá jednotlivé šanony. Jeden šanon = jedna zakázka. Důležité ale je, že mohu pracovat jak s každým šanonem (zakázkou) zvlášť , tak mohu do skříně obrazně řešeno „navrtat“ díry, kterými se dívám na podobná data napříč celou skříní – tedy celou firmou. Představte si, že byste chtěli u důležité položky rozpočtu vědět, za jakou cenu jste ji nabídli, realizovali či poptali v posledních dvou letech. To by byla v Excelu práce na několik dní či týdnů, pro chytře nastavený informační systém je to otázka několika vteřin! A to už za úvahu, jak změnit řízení projektů k lepšímu rozhodně stojí, co myslíte?
Excel nekončí
Ale buďte bez obav. Využití informačního systému neznamená, že Excel končí. Ten může fungovat dál, ale již jen jako výstup. To v praxi znamená, že pokud je potřeba se šéfem, s jiným oddělením nebo s nějakým externím partnerem komunikovat přes Excel, tak v tom jednoduše může firma dál pokračovat, jen s tím rozdílem, že tu excelovou tabulku vytvoří nový systém. A klidně v provedení, na které jste za ta léta zvyklí – sloupce, seskupení, barevné provedení včetně loga firmy v záhlaví – nic z toho není problém:-)
Závěrem chci říct, že masové používání Excelu pro řízení firem není zdaleka doménou jen malých společností. Znám v České republice řadu korporací s miliardovými obraty, které nabídku vytvářejí v nějakém specializovaném softwaru, ale když tendr vyhrají a zakázka přejde do výroby, tak ji celou zpracovávají a řídí pomocí Excelu. Já osobně jim říkám „excelové firmy“ a těch je u nás 90 %. Proti gustu žádný dišputát, jen chci naznačit, že to lze dělat i jinak – a lépe.
A jak jste na tom vy? Řadíte se taky mezi „excelové firmy“ nebo už jste o krok dál? Napište mi, zajímá mě to a třeba vám poradím a ukážu, jak být efektivnější v celém životním cyklu zakázky. Nebo vás nasměruji na některého z našich zákazníků, který si cestu od Excelu k informačnímu systému již úspěšně prošel…
Přeji krásný dubnový den!
Tomáš
