Asi všichni dobře známe tabulkový procesor Excel. Je to bezvadný nástroj na vytvoření tabulky nebo grafu. Proto, když je potřeba něco spočítat nebo evidovat, sáhneme automaticky právě po Excelu. Ten umí sčítat, odečítat, násobit i další matematické nebo logické funkce. Navíc dokáže vybarvit písmo nebo jednotlivé buňky pro větší přehlednost. Zkušení uživatelé pak umí využívat podmíněné formátování, provázání různých listů, vytváření kontingenčních tabulek a mnoho dalšího.
Excel toho umí hodně, ale zvládne i to, co právě potřebujete?
V podstatě všechny firmy – a stavební společnosti nevyjímaje – tímto způsobem zpracovávají data či nejrůznější výpočty. A jde to. Vždy se najde někdo, kdo umí v Excelu vytvářet například nabídky. Výhodou je, že tomu programu všichni více či méně rozumí a umějí s ním pracovat. Pro určitý typ firem, klasickým příkladem je drobný živnostník, je tento nástroj ideální a není důvod cokoli měnit.
Jenže časem může nastat, a u úspěšných firem prakticky vždy i nastává, tak zvaný bod zlomu. Firma se postupně rozrůstá, najednou má více zakázek, větší obrat, více zaměstnanců. Už ji neřídí jen původní zakladatelé a majitelé, ale firma má své stavbyvedoucí, rozpočtáře, přípraváře či asistentky. A z původního jednoduchého Excelu se pomalu stává informační systém, což ale rozhodně není a ani nemá být jeho funkce. Excel je totiž tabulkový procesor a ne informační systém :) Už jenom tím, že je ve firmě najednou více lidí se rapidně zvýší šance na chybovost.
Jistě znáte tyto situace také:
- Dvě podobné nabídky vytvářejí ve firmě dva různí lidé a každý dojde k jinému výpočtu.
- Při kopírování buněk se špatně přenese vzoreček z provázaného listu a na vzniklou chybu se přijde až poté, co je nabídka schválena a připravuje se realizace projektu.
- Těsně před odevzdáním nabídky se řeší, kdo má vlastně aktuální verzi – je to ta s názvem „Nabídka BD Praha 4 – finální 27.xls“ na serveru nebo ta s názvem „Nabídka BD Praha 4 – verze pro investora“ na notebooku obchodního ředitele?
Z vlastní zkušenosti vím, že procento chyb, které firmy vůbec odhalí, je podstatně nižší než to, které neodhalí. A to může mít fatální dopady na fungování firmy. Ano, lze udělat opatření, že přípravou dat v Excelu bude pověřená pouze jedna osoba. Ovšem pak zase hrozí to, že se firma sama stává rukojmím tohoto pracovníka, protože je jediný, který tak důležitou činnost ovládá. Nikdo jiný do jeho práce nevidí, a jakmile ten člověk odejde, onemocní, nebo se rozhodne, že chce dvojnásobný plat, tak má firma zaděláno na velké komplikace.
Dokonalý přehled o stavební zakázce je nezbytnost
A za zmínku rozhodně stojí ještě jedno mínus, které Excel představuje: totiž získávání souhrnných dat, přehledů či reportů za více zakázek najednou. Jeden projekt totiž většinou představuje několik samostatných souborů v Excelu umístěných někde v adresáři na serveru. Minulý měsíc mi jeden výkonný ředitel téměř miliardové firmy vyprávěl, jak musel pověřený pracovník více než týden ručně procházet na serveru nabídky od jejich subdodavatelů a do jiné tabulky přepisoval výsledky, aby vůbec zjistili, jak se za poslední rok pohybovaly nabídky na zámečnické konstrukce.
Usnadněte si přípravu a realizaci stavebních zakázek
Pokud tedy ve své firmě řešíte alespoň jeden z výše uvedených problémů, tak jste se dostali do bodu zlomu, o kterém jsem již hovořil. V tento okamžik je ten pravý čas pořídit si specializovaný software na přípravu a realizaci zakázek, který vám umožní dělat práci tak, jak potřebujete. Vybírejte takový systém, který se umí přizpůsobit vašim postupům a zvyklostem. A který nabídne jeho uživatelům takřka stejnou svobodu, jakou nabízí právě Excel. Jestli jste dočetli článek až sem, tak vás jistě bude zajímat, jak se Excelovému trápení vyhnout. To se dozvíte v mém druhém článku, který si můžete přečíst na mém Blogu. Anebo mě rovnou kontaktujte.
Krásný slunečný den vám přeje
Tomáš
