Excel je dodnes silným nástrojem, který vládne světu tabulek, rozpočtů, plánování i řízení projektů – a to i těch stavebních. Často v něm shromažďujeme klíčové informace, bez kterých by se firma neobešla.
Možná jste právě teď ve fázi přechodu z excelu na sofistikovaný nástroj. Nebo vás jen občas napadne otázka, jestli Excel ještě stačí. Zda už pro vás nepředstavuje příliš velké riziko – lidského překlepu, špatného kopírování, zdlouhavého hledání informací, chybějícího napojení na další systémy nebo prostého plýtvání časem.
Přeci jen – Excel nebyl navržen pro řízení stavebních zakázek.
1. Začněte u proč
Změna se musí opírat o jasné důvody, čeho chcete dosáhnout? Nejde o to „mít nový Software“, ale řešit konkrétní problémy – zmatek ve verzích rozpočtů, nejasné kalkulace, chyby, ztráta času nebo komplikované sdílení dat. Ukažte kolegům konkrétní příklady, kde Excel selhal. Teprve potom bude mít změna podporu.
2. Zapojte klíčové lidi už na začátku
Rozpočtář, přípravář, vedoucí projektu – ti, kdo s nástrojem budou pracovat. Pokud se o přechodu rozhoduje „od stolu“, často narazíte na odpor. Naopak když mají klíčoví lidé možnost nový nástroj otestovat a vyjádřit se, přistupují ke změně s větším zájmem a důvěrou.
3. Postupujte po menších krocích
Nemusíte měnit všechno najednou. Doporučuje se zvolit pilotní projekt nebo části procesu, na nichž otestujete nový systém. Místo úplné migrace všech zakázek vyzkoušejte nejdřív jednu typickou stavbu nebo fázi. Tím získáte cenné poznatky a zároveň omezíte riziko. Pilot (lépe komunikovaný a dobře řízený) zvyšuje zapojení lidí a buduje důvěru.
4. Vytvořte interního „šampiona“
Najděte člověka, který se v novém nástroji rychle zorientuje, nadchne se pro něj a bude ho umět vysvětlit ostatním. Ideálně někoho, kdo má v týmu přirozený respekt. Interní „ambasador“ usnadní přijetí nového systému víc než tisíc e-mailů z vedení.
Jak se říká: Kdo chce zapalovat, musí sám hořet.
5. Ukažte rozdíl na konkrétní zakázce
Vyberte jednu typickou drobnou zakázku (nebo konkrétní úlohu) a zpracujte ji novým způsobem. Není třeba současně dělat totéž i v Excelu – stačí porovnat nový postup s dosavadní zkušeností. Zaměřte se například na:
- Časová úspora – jak dlouho zabraly jednotlivé kroky oproti předchozí metodě.
- Odhalování chyb – zda nový nástroj pomohl chybě lépe předejít nebo ji objevit.
- Sdílení a aktualizace – jak jednoduše lze data zpřístupnit dalším lidem a updatovat.
Tato praktická zkušenost často silně přesvědčí i pochybovače – vlastní zkušenost je mnohem více než sliby.
6. Podpořte první kroky – a to i po školení
Změna přichází postupně, nejen jednorázovým školením. Nabídněte tedy pravidelnou podporu po ostrém startu. Uživatelé ocení, když mají po ruce pomoc při prvních úkolech i později.
Ideální je mít partnera, který nabídne systém školení, rozvoje, webinářů, přehledných video návodů, možnost konzultací nad konkrétními zakázkami a rychle dostupnou zákaznickou podporu.
Takového partnera už mnozí zákazníci našli ve společnosti Callida – a právě tato podpora bývá tím, co rozhoduje o úspěšném přechodu.
7. Oslavte první úspěchy
Jakmile se podaří zpracovat zakázku rychleji, bez zmatků nebo s pozitivní zpětnou vazbou – dejte o tom vědět. Sdílený úspěch posiluje důvěru v nový nástroj a motivuje i ty, kdo si zatím drželi odstup.
Shrnutí
Přechod z Excelu na specializovaný nástroj je víc o lidech než o technice. Se správným přístupem se ale dá zvládnout hladce – a výsledkem není jen lepší kontrola nad zakázkou, ale i méně stresu v týmu.
Máte-li chuť si o tom promluvit, napište mi na
Úspěšný den,
Richard Furka
