Spolupráce, komunikace a správa dokumentace ve sdíleném prostředí nebo-li CDE má své nesporné výhody. Na jednom místě se schraňují a ukládají všechny důležité informace, je zde možné nalézt veškerou dokumentaci, komunikaci mezi partnery, kteří se na projektu podílejí, záznamy všech procesů v průběhu realizace apod. Tato data se prostřednictvím CDE předávají velmi snadno a sdílet je může kdokoli, kdo k tomu získá oprávnění. Pokud ještě CDE nepoužíváte, přináším vám osm tipů, proč si jej pořídit a na co si dát při výběru pozor. Dnes si posvítíme na první dvě doporučení.
Snadná komunikace – jeden zdroj pravdy
V současné době je nejčastějším způsobem komunikace zasílání emailů nedej bože s přílohami. Asi každý z nás ví, jak je složité a zdlouhavé cokoli dohledat v džungli příchozí pošty. CDE má tu výhodu, kromě toho, že je to úložiště toho posledního správného dokumentu, že současně k příslušnému dokumentu uložíte vše, co s ním souvisí – poznámky, úkoly, co se má s dokumentem dít dál apod. Tím se výrazně zjednodušuje komunikace, a hlavně se tím člověk zbaví otravných a nepřehledných emailů. Mám tak vše pod kontrolou, protože přesně znám historii toho dokumentu a vím, kdy se co komunikovalo, v jaké verzi se příslušný soubor nachází, kdo se k tomu vyjádřil atd. Navíc u dokumentů lze použít tzv. markups – označení. To znamená, že do dokumentu můžeme vpisovat poznámky, označovat, kreslit, kroužkovat – to je leckdy jednodušší a přesnější, než zdlouhavý popis, který nemusí být správně pochopen.
Pokud nemá CDE auditní stopu, tak to není CDE
Co to vlastně ta auditní stopa je a k čemu slouží? Díky ní mám absolutní přehled o všech souborech: kdy, kdo, jak a co s nimi dělal. Dokážu si zobrazit jednotlivé přístupy a hned vidím kdo dokument nahrál, kdo si jej zobrazil nebo provedl revizi. Co se s tím dokumentem postupně dělo. Můžu sledovat, že jej někdo někam přesunul, okomentoval, změnil se stav. Snadno taky zjistím, zda-li si přečetli všichni komentáře apod. Díky tomu všechny zainteresované strany vědí, že mají splnit nějaký úkol a do kdy. A zadavatel si průběžně může kontrolovat, v jakém stavu se ten úkol nachází. Auditní stopa zkrátka poskytuje kompletní historii veškeré dokumentace, kterou nemá možnost nikdo ovlivnit. Je to mocný nástroj pro to, mít pod kontrolou dokumenty, vždy vědět, co se s nimi dělo, což je velmi důležité při schůzkách a jednáních, i dokonce při soudních sporech.
Chcete vědět víc, přihlaste se zdarma na DEMO DEN ASITE
To by na úvod stačilo, pokračovat budeme zas za týden. Ale pokud jste nedočkaví a nechce se Vám čekat celý týden na to, jaká další hlediska brát v potaz při výběru CDE, napište mi
Zdraví Pavel Hanuš
