A to platí nejen v běžném životě. V průběhu stavebního projektu vzniká značné množství digitálních informací a dat. Takto vzniklé informace jako jsou výkresy, zprávy, zápisy, fotografie nebo například i BIM modely jsou v různých fázích projektu sdílené, upravované, schvalované či probíhá jejich validace a až teprve potom putují do archivu realizovaného projektu. Vzhledem k tomu, že objem informací roste geometrickou řadou, jsou současné formy sdílení digitálních dat neefektivní. Časové ztráty a prostoje, nepochopení nebo vysoké riziko obyčejné lidské chyby mohou vést ke značným finančním ztrátám. Řešení pro stavební projekty nabízí nástroje nazvané „sdílené datové prostředí“, z angličtiny často využívaný termín Common Data Enviroment, neboli CDE.
Jak komunikujeme dnes?
Pokud se podíváme, jaká je dnes praxe při koordinaci projektů, kdy je potřeba, aby projektový tým složený z profesionálů z více oborů a z různých firem sdílel data, která generuje, převažuje jeden model komunikace tzv. peer-to-peer. To znamená, že se data ukládají v mnoha kopiích, které se dříve nebo později mohou omylem zaměnit. Manažeři složitě dohledávají aktuální verzi dokumentace, kterou mohou použít. Neexistuje kontrola nad tím, kdo jaké informace obdržel nebo neobdržel.
Takováto forma spolupráce vypadá zhruba takto:
Rizika jsou evidentní. Komunikace e-mailem vytváří takzvané e-mailové peklo – dohledávání potřebných informací někde v historii mailové schránky. Bezdůvodné posílání informací v CC kopii všem může někdy působit jen jako přenesení zodpovědnosti na někoho jiného. Neexistuje možnost kontroly, zda-li příjemce informaci skutečně dostal. A v neposlední řadě velkým neduhem je ukládání informací na příliš mnoho míst, díky tomu může dojít snadno ke ztrátě nebo dokonce zneužití.
Jak tedy sdílené datové prostředí neboli CDE funguje?
Základem je poskytnout celému projektovému týmu bez výjimek, tedy od projektových týmů investora, přes architekty, projektanty, dílčí týmy generálního dodavatele až po posledního sub-dodavatele nebo ad-hoc konzultanty, snadno přístupné místo pro ukládání a sdílení digitálních informací k projektu. Často se proto využívají cloudová řešení pro jejich snadnou přístupnost, cenovou výhodnost a v posledních letech i vysokou bezpečnost. Každému pak stačí mít jen počítač a připojení k internetu anebo dokonce jen vhodné mobilní zařízení. A ještě bude muset mít e-mailovou adresu. Když se to vezme, tyto parametry splňují všichni již dnes, nicméně změní se forma.
S využitím CDE bude diagram komunikačního ekosystému vypadat takto:
Nicméně opravdu funkční CDE nemá být pouze úložiště dokumentů. V takovém případě by jen nahrazovalo FTP server nebo Google Drive. Účelem sdíleného datového prostředí je principiálně poskytnout projektovému týmu místo pro komunikaci nad dokumenty a dále, a to především, standardizovat procesy jak se informace k probíhajícímu projektu budou posouvat vpřed. Tedy jak, kdo a kdy bude mít k informacím přístup, za jakých podmínek budou informace považovány za správné a validní. Optimálním nastavením CDE se dosáhne stavu, kdy každý člen projektového týmu bude mít k dispozici aktuální verzi informací pro svoji práci bez ohledu na to, v jaké fázi do projektu vstupuje. Tuto situaci nazýváme jako „jedna verze pravdy“. CDE zároveň zajistí, že nikdo nebude vynechán z komunikace, a tedy že se k němu nedostanou například požadavky na změnu. Dále že každý člen projektového týmu bude mít okamžitý přehled, jaké jsou na něj vzneseny požadavky, případně si takové informace bude schopen samostatně a snadno dohledat. V neposlední řadě bude CDE také kontrolním nástrojem pro klíčové manažery, kteří nesou zodpovědnost za průběh projektu.
Díky CDE mají k dispozici vždy aktuální přehled a mohou tak reagovatna nepředpokládané situace dříve, než se z nich stane velký problém, který projekt následně prodraží. A úplně na závěr v CDE najde zadavatel kompletní archiv k projektu, který bude moci využít ve fázi provozu stavby. Archiv, který bude jasně strukturovaný, informace budou rychle a přesně dohledatelné a v případě opravdu kvalitních CDE bude k dispozici nezpochybnitelný audit všech aktivit a rozhodnutí, které byly od začátku projektu učiněny a kdo je udělal či schválil. Spolehlivá, přesná a přehledná komunikace prostřednictvím sdíleného datového prostředí možná zní jako hudba budoucnosti, ale v praxi se běžně používá už dnes. A na svých projektech ji můžete začít využívat i Vy.
