Kreativita a standardizace jsou svými pravými opaky jako slunce a noc nebo bílá a černá. Když bych chtěl uplatňovat tvrdá pravidla a standardizaci například ve výtvarném umění nebo bych hodlal skládat standardizované libozvučné verše, dovedl bych patrně k branám psychiatrické léčebny nejednoho bohémského umělce nebo poety jako vystřižené z Čapkovy povídky o labutí šíji, ňadrech, bubnu a činelech. A bezezbytku to platí i v opačném gardu: uplatňování kreativity ve striktních schvalovacích nebo rozhodovacích procesech, přivádí k šílenství všechny, kteří potřebují řídit jakýkoli projekt, koloběh důležitých dokumentů či schvalování faktur. Skládání veršů jsem, pro blaho nás všech, pověsil na hřebík už dávno, proto Vás raději provedu příběhem schvalování faktur.
Doručování a schvalování faktur jako kámen úrazu
Za dobu implementace systému Viewpoint For Projects se pravidelně setkávám v různých firmách se stejnými agendami. Provozní život firmy se formálně až tolik neliší. Typickým příkladem je doručování a schvalování faktur od externích dodavatelů. V drtivé většině případů jsou faktury zasílány emailem kontaktní osobě, mnohdy v kopii dalším osobám. Následuje zasílání opravených faktur, případně opravy oprav. V daném okamžiku se tento způsob předávání zdá časově nejlepší. Za odesílatele je to hned odbavené a čeká, kdy peníze zacinkají na účtu. Na straně adresáta se však již s takovým blahem nesetkávám, zejména při opakovaném zasílání stejné faktury. Super pečlivý adresát si někde na disku udělá složku, kam faktury ukládá, aby se v tom vyznal i za půl roku. Běžně pečlivý adresát většinou ponechává faktury v emailech a v případě potřeby je začne dohledávat, srovnávat podle data doručení a hledá, která faktura je ta finální. Zajímavým momentem je proces schvalování, zejména pokud je alespoň dvoustupňové. Buď se email s přílohou začne přeposílat po firmě nebo se tiskne, vkládá se do plastových šuplíků s tím, že odpovědná osoba fakturu podepíše a předá ji do dalšího šuplíku. S nárůstem kreativity při doručování a schvalování, roste později časová náročnost při bádání, kdo, kdy a jakou fakturu schválil, u koho se momentálně nachází nebo zda byla zaplacená. Záchranu obvykle poskytuje účetní se svým účetním softwarem, kde se míra kreativity blíží nule.
V jednoduchosti je krása
Přitom stačí celkem málo, aby se z této kreativně-detektivní zápletky stal celkem jednoduchý proces. Klíčová je jednoduchost, aby proces snadno zvládl každý uživatel. Zasněte se a představte si úplně obyčejnou dokumentovou složku, které jednoduše nastavíte speciální emailovou adresu. Externímu dodavateli řeknete „Faktury zasílej výhradně na tento email v PDF a nepřidávej žádné další adresáty do kopie.“ Tím veškeré instrukce končí. Pro odesílatele je proces stále dost podobný – fakturu pošle emailem. Po doručení zprávy na straně adresáta se však odehraje jiný příběh. Příloha ve formátu PDF se automaticky „vysype“ z emailu do složky a prováže se s doručeným emailem, aby bylo jasné, co k čemu patří. PDF dokument sám spustí jednoduché workflow a osoba, která v prvním kroku fakturu schvaluje, obdrží notifikaci. Po schválení odchází notifikace manažerovi, a pokud ji i ten schválí, odejde notifikace účetnímu, který dostává jasný pokyn pro provedení úhrady, případně si může zobrazit, kdo konkrétní fakturu schválil. Následně fakturu uhradí. Pokud je některé rozhodnutí záporné, proces končí a odchází notifikace s důvodem neschválení.
A kouzlo na závěr
A kouzlo na závěr – v každé firmě se jednou za čas strhne panika, kdo a kdy právě tuto fakturu schválil. Stačí se podívat do příslušné složky, kde se faktury koncentrují, včetně toho, kdo, kdy a jak rozhodl. Žádnou stranu tento proces nezatěžuje, neklade zvýšené nároky na znalost software, ale přináší zajímavé benefity.
Ale už dost slov! Rád Vám workflow ukážu v praxi, ozvěte se.
Vavřinec
