S kolegou se někdy přeme ohledně využití workflow, tedy automatizovaných procesů, při řízení projektu. Jeho názor je, že workflow mohou svazovat ruce. Já naopak tvrdím, že celý proces mohou zjednodušit. Pravdu máme asi oba, bude záležet na způsobu využití, nastavení a zachování samostatného uvažování namísto slepé poslušnosti. I u workflow platí, že mohou být dobrý sluha ale špatný pán. Ze zkušeností při implementaci projekt managementu víme, jakých chyb se vyvarovat, jak si workflow definovat a jak minimalizovat riziko selhání.
V první řadě si pojďme říct, jak vlastně vnímáme pojem workflow – jde o proces, resp. posloupnost a návaznost aktivit vzájemně propojených funkčními uzly. Tyto uzly tvoří algoritmus if-than-else, tedy příčina a následek. Nejjednodušším příkladem může být posloupnost, kdy něco je za a) dobré, pak já to chci, nebo je to za b) špatné, pak to není pro mě vhodné.
Kéž by ve všech projektech byly všechny procesy takto jednoduché. Často, resp. skoro pravidelně jsou potřeba další varianty vyjádření řešení aktivit jako „ano, ale…“, různé odstíny ano, různé varianty ne. Při setkávání se stávajícími nebo potenciálními klienty se při řešení využití workflow zaměřujeme na následující body, které považujeme za důležité.
- Způsob využití – tohle je zásadní problém u některých projektů (nebo firem). V podstatě u nich není nijak definované a zaznamenané, jak budou procesy fungovat, kdo bude za co zodpovědný, a kdo nebo co bude celý proces kontrolovat. Většinou se to týká procesů, které mají za sebou samovolnou genezi. Kritickým bodem takových procesů je to, že každý ze zúčastněných si vykládá postup trochu jinak, případně si jej upravuje, často bez vědomí zbytku týmu.
- Nastavení – jinými slovy jak zařídit, aby byl proces efektivní a nestal se byrokratickou zátěží. Tady platí základní pravidlo, že jednou již nastavené workflow nehledám, ale workflow si mě musí najít. V okamžiku, kdy se projektový tým shodne na tom, jak bude proces fungovat, se ke každému účastníkovi dostanou agendy pouze tehdy, kdy se proces dostane do uzlu, který konkrétnímu účastníkovi přísluší.
- Samostatné uvažování – přestože máme k dispozici takový nástroj, jako je Viewpoint For Projects, který obsahuje nástroj pro vytváření a správu procesů správy projektové dokumentace, nikdy není možné takzvaně vypnout mozek a nechat stroje udělat veškerou práci. To je ještě větší hrozba než bod 1.
- Kontrola – systém musí zajistit, aby si členové projektového týmu mohli dokumenty nebo jiné položky ve workflow snadno dohledat a podívat se, v jaké jsou fázi. Nelze se spoléhat na 100% automatizaci, viz bod 3. V systému Viewpoint For Projects nejčastěji používáme individuální reporting v osobní schránce nebo pak přehledové dashboardy na titulní stránce projektu.
- Audit – velmi úzce souvisí s bodem 4. Workflow nemůže být v žádném případě anonymní, naopak by mělo být jasně sděleno, kdo a kdy v procesu zadával nebo měnil informace a tak posouval dokument kupředu. Informace o aktivitách členů projektového týmu musí být nezměnitelná a archivovaná i po skončení projektu. A snadno dohledatelná, samozřejmě.
Dobře nastavená workflow ve spolupráci s dobrým nástrojem je mimořádně silný bič na eliminaci časových prostojů. Běžné využití najdou například u schvalovacích procesů nebo klientských změn. Při realizaci projektů metodou BIM jsou dokonce nedílnou součástí. Například ve Velké Británii (kde je BIM povinný pro státní zakázky) jsou jednotlivé typy workflow definovány normou PAS1192 – viz obrázek.
Výhoda workflow je v projektu neocenitelná. Pokud je máte správně nastavená a máte k dispozici nějaký automatický nástroj, jako například Viewpoint For Projects, pak v projektu docílíte benefitů, a to zejména:
- Jednoznačná definice společných procesů s jasným vymezením kdo, kdy a jak – bez výjimek a vytáček.
- Všem zúčastněným odpadne nutnost ověřovat správnost informací, které se k nim dostanou.
- Nebo naopak kontrola ze strany zadavatelů zda ostatní přijali aktuální úpravy.
- Možnost kontroly v jaké fázi se nacházejí dokumenty k mojí části projektu tak, abych vždy dokázal včas reagovat.
- Možnost zpětně dohledávat původní rozhodnutí, jejich autory a případné komentáře – to je neocenitelná pomůcka pro nové členy projektového týmu především u dlouhodobých projektů.
Pokud si ke každému výše uvedenému bodu dokážete přiřadit takzvanou „fajfku“, že jste to schopni zvládnout nebo již máte zvládnuté, jste na správné cestě k lepšímu projektu, k minimalizaci rizika selhání a především k významným finančním úsporám. Držíme Vám palce.
