Nedávno jsem měl příjemnou obchodní schůzku s potenciálním klientem ohledně možné spolupráce. Jedná se o úspěšný stavební koncern a podle výsledků jsou oprávněně lídrem na trhu. Během schůzky došlo k zajímavé situaci. V průběhu diskuze jsme se dostali k informacím, které jsem dle předchozí dohody poslal na jejich e-mail, protože jinou formu komunikace náš partner zatím nevyužívá. První překvapení bylo, že informace ode mě údajně vůbec nedorazily. Nastalo tedy dohledávání, kde se stala chyba, čímž se ztratilo cca 15 minut. Výsledkem tohoto snažení bylo, že sice e-mail došel v pořádku, včetně přílohy, nicméně zodpovědný manažer jej minul, resp. nevěnoval mu pozornost v záplavě dalších e-mailů, které v daný okamžik vyhodnotil jako zprávy s větší prioritou. V tomto případě nešlo o nic závažného. Co by se ovšem dělo, pokud by tento projektový manažer nenašel e-mail s důležitou změnou v projektu nebo se zásadním požadavkem investora? Naše další povídání od té chvíle směřovalo k tomu, zda je možné řídit projekt pomocí e-mailů označených červenými praporky.
Dobře víme, že se tak děje a dokonce se jedná o velmi častou praxi. Ostatně byl to také můj způsob práce a musím se přiznat, že jsem jej považoval za vyhovující a prospěšný. Dokud jsem si nespočítal cenu svého času. A dokud jsem se nezačal zabývat studiemi, které popisují neefektivní činnosti. Jedna z těchto studií konstatuje, že každý kvalifikovaný pracovník ztratí zhruba 25 % pracovní doby dohledáváním informací, například v e-mailech nebo na úložištích. Jinými slovy pracuje pouze čtyři dny v týdnu a jeden den stráví hledáním čehosi.
E-mailová schránka má ale i další negativa. Nejen že se zprávy propadají v čase, ale zároveň se hromadí množství nepotřebných informací, které postupem času každého začnou zahlcovat. Nedávno jsem absolvoval cca 4 hodinový let a po přistání, kdy bylo možné zapnout telefon, mi zapípalo 20 nových e-mailů. Z těchto zpráv byla velká část CC kopie sloužící k tomu, abych nebyl ochuzen o informace, které bych náhodou někdy potřeboval. V daný moment jsem měl na výběr ze dvou možností: buď se informace naučit nazpaměť, abych je v potřebný moment dokázal použít nebo si veškerá data zkopírovat na svůj disk, abych je později vůbec našel. V obou případech se jedná o čistou pakárnu a zbytečnou ztrátu energie.
Každý zodpovědný manažer si dříve nebo později uvědomí, že tohle prostě zvládnout nemůže. Váš den bude mít vždy jen 24 hodin a určitě nechcete přespávat v kanceláři.
Pokud řídíte firmu, projekt nebo určitou část projektu, je nezbytné ze záplavy informací vybrat ty opravdu důležité. Je to váš každodenní chleba, ostatně proto pracujete na manažerské pozici. Máte zkušenosti a know-how definovat, co je v daném okamžiku skutečná priorita. Nicméně to je ta jednodušší část. Po identifikaci „důležitých věcí“ následuje další krok, a to učinit ta správná rozhodnutí, Proto je nutné mít správné návyky nebo rituály a také vhodné nástroje. Pro eliminaci neproduktivních aktivit potřebujete prostředí, které Vám i celému projektovému týmu, usnadní utřídit priority a, umožní vhodně rozdělit a delegovat úkoly
Závěrem zdůrazňuji, že nechci nijak pomlouvat e-mail jako prostředek komunikace. Je to nejrozšířenější nástroj poskytující relativní soukromí a v době chytrých mobilních telefonů je všudypřítomný. Je dobrý sluha, ale může se snadno stát zlým pánem. Zvláště, pokud vám stejně jako mně kdysi, slouží mailbox jako seznam úkolů k vyřízení. Pak se vám může snadno stát, že najednou zjistíte, kolik informací (a možná velmi důležitých) leží bez reakce někde dole ve vaší e-mailové schránce.
A jak je na tom váš projektový tým?
{jcomments on}
