Proč je řízení poptávek subdodavatelů klíčové pro úspěch zakázky (část II)
V předchozím článku jsem se věnoval digitalizaci řízení poptávek a tomu, jak systém euroCALC pomáhá pracovat s velkým objemem dat a snižovat chybovost skrytou mnohdy v drobných detailech. Tentokrát si projdeme krok za krokem jednu konkrétní poptávku a ukážeme si vybrané funkcionality systému euroCALC.
Založení poptávky – rychle a srozumitelně
Založení poptávky je v systému euroCALC intuitivní. Poptávku pojmenujeme, doplníme klíčové informace a termíny, aby zhotovitelé měli veškerá potřebná data.
Následně z položkového rozpočtu vybereme položky, které chcete poptávat. Díky možnosti nastavení vlastních třídících kritérií a vyhledávání je výběr rychlý i u rozsáhlých rozpočtů.
Export podkladů – eCP jako bezpečný standard
Z připravené poptávky vygenerujeme výstupy pro subdodavatele. Systém podporuje XLS i XML.
XML je formát určený k výměně strukturovaných dat. Tento formát minimalizuje chyby způsobené ručními úpravami, zachovává datovou konzistenci a je bezpečnější proti zásahům. Práce s Excelem je sice plošně nejrozšířenější, ale díky své všestrannosti je náchylnější k chybovosti. Volba XML proto vede k čistším a rychleji zpracovatelným podkladům. Formát XML často vyžadují například veřejní zadavatelé, právě kvůli bezpečnosti.
Import nabídek a porovnání – všechno na jedné obrazovce
Po obdržení nabídek je jednoduše naimportujeme zpět do poptávky. euroCALC je automaticky seřadí do sloupců vedle sebe, takže okamžitě vidíme:
-
která firma je cenově nejlepší/nejhorší
-
mediány a průměry cen
-
největší odchylky na úrovni jednotlivých položek
Právě odhalování odchylek šetří nejvíc času. Pokud je například nejlevnější nabídka u vybraných položek o desítky procent níže než konkurence, může to signalizovat nepochopení zadání, chybu v jednotce nebo překlep (např. v desetinné čárce). Tyto problémy se vyplatí zjistit dříve, než si s dodavatelem plácneme.
Práce s odchylkami, změnami a druhé kolo výběrového řízení
Systém euroCALC upozorňuje i na odchylky vůči zadávací dokumentaci. Může se ukázat, že při tvorbě rozpočtu vznikla chyba – například jsme špatně uvedli výměru nebo měrnou jednotku. Dodavatel na ni v nabídce upozorní a sami se pak rozhodneme, zda změnu přijmout, či odmítnout.
Pokud se rozhodneme změnu přijmout, jednoduše si zakázku aktualizujeme. Následně můžeme spustit druhé kolo pouze s vybranými firmami.
Historie, kontext a znalostní báze
U každé položky je možné vidět, v jakých poptávkách se již vyskytla a za jaké ceny byla naposledy naceněna. Vedle toho lze udržovat profil spolupracujících firem – poznámky o kvalitě plnění, dodržování termínů či jak probíhala spolupráce. Tyto informace tvoří potřebné znalosti, které jsou rozhodující při výběru dodavatele v budoucích zakázkách.
Závěr
Chcete vidět, jak by vyhodnocení poptávky vypadalo s použitím svých dat? Vyzkoušejte systém euroCALC v rámci 14denní zkušební verze. Pokud se poté rozhodnete pro spolupráci, cenu testovací verze vám odečteme.
V případě, že vás téma zaujalo, neváhejte mě kontaktovat na
