Správné a efektivní řízení poptávek subdodavatelů hraje zásadní roli v každé stavební zakázce. Od kvalitního výběru spolupracujících firem závisí nejen cena a termíny, ale i hladký průběh realizace projektu. V tomto článku se zaměříme na časté problémy, které firmy při tendrování zažívají, a ukážeme si, jak je možné je řešit pomocí moderních nástrojů – konkrétně systému euroCALC.
Hlavní problémy a výzvy při tendrování subdodavatelů
Proces poptávání a tendrování subdodavatelů bývá náročný a firmy při něm narážejí na řadu výzev:
- Neefektivita a riziko chyb: Ruční zpracování nabídek je časově náročné a náchylné k chybám. Subdodavatelé posílají podklady v různých formátech (excelové tabulky, PDF, papír), což komplikuje srovnání. Často dochází k přehlédnutím, aritmetickým chybám nebo opomenutí položek, což může vést ke špatnému vyhodnocení a problémům při realizaci.
- Nedostatek přehledu: Při tendrování je obtížné udržet si přehled o stavu všech rozeslaných poptávek a došlých nabídek. Často chybí jednotný systém, kde by bylo vidět, kdo byl poptán, kdo už odpověděl a s jakou cenou. To jsou další komplikace, které znesnadňují vyhodnocení.
- Evidence dat: Bez centralizovaného systému je obtížné sledovat historii spolupráce s jednotlivými firmami, jejich spolehlivost či ceny v minulosti, nebo zda jsem podobnou zakázku již netendroval v minulosti, což ztěžuje informované rozhodování v budoucnu.
Automatizace poptávek pomocí systému euroCALC
Moderní nástroje, které pomáhají vyhodnocovat poptávky ve stavebnictví, dokáží výše uvedené problémy řešit. Jedním z pokročilých softwarů je právě systém euroCALC. Jde o komplexní systém pro rozpočtování a řízení nákladů staveb, který obsahuje specializované funkce pro správu poptávek subdodavatelů a vyhodnocování jejich nabídek. Nasazením takového nástroje lze proces poptávání výrazně zefektivnit a automatizovat:
- Centrální správa poptávek a kontaktů: euroCALC umožňuje variabilní rozložení poptávky, tedy je možné založit samostatné poptávky pro jednotlivé části rozpočtu. Zakázku je možné upravit například rozložením do balíčků tzv. rozbalíčkování, jako jsou například projektová dokumentace, monolity, okna, dlažba apod. nebo je možné rozčlenit zakázku po jednotlivých řemeslech.
Obrázek 1 Správa poptávek u jedné zakázky
- Standardizovaný formát: Oslovené firmy obdrží jednotné zadání (tzv. slepý rozpočet – výkaz výměr bez cen) a mohou své nabídky vracet ve standardizovaném formátu. Tento formát zaručuje, že hlavní dodavatel může nabídku snadno načíst do systému, automaticky porovnat s ostatními a na pár kliknutí přenést oceněné položky do svého rozpočtu. Odpadá tak pracné přepisování a riziko chyb.
- Rychlé a přesné porovnání nabídek (cenové zrcadlo): Jakmile subdodavatelé odešlou své naceněné položky, euroCALC je přehledně zobrazí vedle sebe v tzv. cenovém zrcadle. To je srovnávací tabulka, kde jsou pro každou položku rozpočtu vypsány nabídnuté ceny jednotlivých uchazečů. Přípravář tak na první pohled může porovnat ceny jednotlivých subdodavatelů. Systém také umožňuje filtrovat podezřele vysoké nebo nízké položky v porovnání s obvyklými cenami – tím pomůže odhalit například neúměrně nízkou cenu, která by mohla znamenat pozdější problémy
Obrázek 2 Porovnání cenových nabídek od jednotlivých firem
- Vrácení cen do rozpočtu: Velkou výhodou je přímé propojení poptávek s hlavním rozpočtem zakázky. Po obdržení nabídek lze v softwaru jednoduše vybrat nejvýhodnější subdodavatele a jednoduše přenést ceny zpět do rozpočtu. Jakmile je subdodavatel vybrán, jeho smluvní ceny jsou rovnou v systému a mohou se použít pro další controlling (sledování čerpání rozpočtu, fakturaci atd.). Odpadá dvojí zadávání údajů – vše na sebe plynule navazuje.
- Databáze subdodavatelů a využití dat z minulých projektů: V euroCALCu se postupně buduje firemní databáze dodavatelů a subdodavatelů, včetně jejich cenových záznamů a hodnocení spolupráce. Systém euroCALC umožňuje zpřístupnit údaje o tom, za jaké ceny byly realizovány podobné práce v minulosti, takže už v přípravě nabídky lze projekt poměřovat vůči historickým datům. Při vytváření nové poptávky lze také využít hodnocení dodavatelů – tedy informace o spolehlivosti a kvalitě subdodavatelů z předchozích akcí. Kombinace těchto dat pomáhá vybrat nejen nejlevnější nabídku, ale i optimálního partnera z hlediska rizik (např. vyhnout se firmě, která v minulosti nedodržovala termíny).
Obrázek 3 Databáze všech poptávaných položek včetně seznamu firem a jejich nabídkových cen.
- Zvýšení efektivity a úspora času: Díky uvedeným funkcím výrazně klesá administrativa spojená s tendrováním. Mnoho úkonů, které dříve trvaly hodiny či dny, proběhne automaticky během zlomku času. Uživatelé uvádějí, že systém jim umožnil získat nejvýhodnější nabídky od subdodavatelů snadno a rychle.
Shrnutí: Řízení poptávek subdodavatelů je nedílnou součástí úspěšného zvládnutí stavebního projektu. Tradiční postupy často narážejí na časovou náročnost, neefektivitu a riziko chyb. Řešením je systémový pomocník jako je euroCALC. Stavební firmy tak mohou získat lepší ceny, snížit administrativu a předejít mnoha problémům v realizaci. Důraz na moderní nástroje pro tendrování subdodavatelů se tak přímo promítá do vyšší pravděpodobnosti úspěšného a ziskového dokončení stavby.
