Mylně je považován za digitalizaci proces, při kterém se papírový dokument naskenuje a uloží na disk do počítače jako soubor PDF. Prostý převod z analogu do digitální formy ještě neznamená, že je dokument digitalizovaný. Vždyť jaký je rozdíl mezi papírovou podobou a souborem v počítači?
Vlastně žádný. Ve výsledku je jedno, jestli sáhnu do regálu, vezmu šanon, vyndám z něj výkres a rozprostřu si jej na stole anebo otevřu adresář v počítači, najdu pdfko, kliknu na něj a dokument se mi zobrazí na monitoru. Jediné plus snad je, že se elektronický soubor snadněji sdílí – jednoduše se pošle komukoli emailem nebo přes úschovnu. S papírovým výkresem musíte na poštu a doufat, že adresát obdrží zásilku v pořádku a „včas“.
Co to teda ta digitalizace vůbec znamená?
To, co je popsáno výše není digitalizace v pravém slova smyslu. Spíš bych to nazval „elektronizací“ – převedení analogových souborů do elektronické podoby. I tato procedura samozřejmě hraje svou důležitou roli – převedení papírových dokumentů do digitální formy a následná práce či archivace s již digitalizovanými soubory je prvním krokem digitální transformace. Teprve druhý krok se ale dá nazvat skutečnou digitalizací: proces, kdy s dokumenty opravdu začínáme pracovat digitálně (chcete-li databázově), doplňujeme k jednotlivým souborům další důležitá data a informace. Ta nám v budoucnu usnadní veškeré činnosti, které se soubory budeme provádět.
Jako příklad nám poslouží převod hudby či jiných záznamů z CD nebo vinylových desek do MP3. Můžeme samozřejmě převod odbýt nejjednodušším označením – adresář si nazveme pouze jménem interpreta a po rozkliknutí pak na nás vyskočí jednotlivé písně s označením track 1, track 2, track 3 atd. Prostě na jednu hromadu umístíme veškeré písně, které nazpíval daný interpret. Ovšem nezávidím nikomu, když pak potřebuje najít konkrétní skladbu. Je proto vhodnější hned při ukládání doplnit skladby o další cenné informace, kterou není jen jméno interpreta, ale rovněž název písničky, z jakého alba pochází, kdo je autorem hudby a textu, v jakém roce skladba byla nahrána, popř. jména hudebníků, žánr atd. Takže když potom potřebuji rychle najít určitou skladbu nebo kategorii skladeb, můžu použít nejrůznější parametry k vyhledání toho, co potřebuji. Hned na začátku proto záleží na nastavení určitých pravidel, jaké informace chci evidovat a jaká data budou mít pro mě přínos. Abych se ve finále v moři nejrůznějších údajů neutopil.
Výkresová dokumentace obsahuje v mnoha složkách například název půdorysu 2NP. U výkresu je také uvedeno pro jakou profesi je určený, zda-li se jedná o stavební část, rozvody vodovodu, kanalizace apod. A tak kódovaný název výkresu může vypadat třeba takto:
DSPS-D.1.4c-SO105-VZT-005-půdorys-2NP
Vše, co je odděleno pomlčkou může být jeden atribut, takže budu-li si chtít prohlédnout všechny půdorysy 2NP, nemusím otevírat všechny složky s profesemi a hledat jednotlivé výkresy pro daný půdorys, ale pomocí filtrování atributů si naleznu vše s názvem půdorys 2NP. Vyplňováním atributů si každý usnadní hledání a na první pohled hned vidí, o jaký dokument se jedná.
Digitalizace přináší větší přehled
A tak mě napadá otázka: Změřili jste si někdy, kolik času strávíte hledáním nejrůznějších dokumentů a souborů? Složky s projektovou dokumentací obsahují klidně tisíce položek. A jak se v nich rychle zorientovat? Pomůže nám správný popis dokumentu, nejlépe takový, aby už z názvu každý poznal, o jaký soubor se jedná.
Například cloudová aplikace Asite nabízí možnost pracovat s atributy a podle těchto atributů pak třídit a vyhledávat jednotlivé dokumenty. Systém jednoduše vyselektuje z tisíce souborů jen ty, které se týkají konkrétního atributu. A z té skupinky souborů si uživatel vybere ten, který potřebuje. Takže uživatel už se nemusí složitě proklikávat mnoha složkami a podsložkami.
Ale aby vše bezchybně fungovalo, je zapotřebí udělat první krok. A tím je stanovit si pravidla pojmenovávání dokumentace – např. číslo projektu, stupeň projektu, členění v názvu dokumentu atd. Důležité je nadefinovat ten klíč, říct systému, co má hledat.
Na závěr bych chtěl říct, že z výše uvedeného jasně vyplývá, že digitalizace není jen o dokumentech, ale hlavně o práci s nimi, o využívání nástrojů, které umožňují a usnadňují spolupráci a komunikaci mezi subjekty. S digitalizací se dříve nebo později setká každá firma ve všech průmyslových odvětvích. Nyní ještě máte čas provést ji v klidu, přizvat si odborníky, kteří Vám s tím pomohou a být na digitální transformaci, která se chystá v rámci BIM, lépe připraveni.
Chcete-li vědět víc, přihlaste se zdarma na webinář DEMO DEN ASITE nebo mi rovnou napište na email
