Dneska bych rád navázal na svůj předchozí blog, ve kterém se zabývám tématem: Jak si vybrat to správné sdílené prostředí (CDE) a na co si dát při jeho výběru pozor. Minule jsme se věnovali tomu, jak CDE usnadňuje komunikaci a nabízí dokonalý přehled včetně auditní stopy. Dnes přináším další doporučení, která byste měli při vybírání CDE zohlednit.
METADATA = jde to i bez složkové struktury
Abychom měli pořádek v dokumentech a souborech v počítači, vytváříme si sami nějaký systém, ve kterém se dobře orientujeme. Nejčastěji se jedná o složkovou strukturu, kdy soubory máme uložené v různých adresářích a podadresářích. Ovšem v CDE můžete pracovat s dokumenty jinak a nebudete se muset zdlouhavě prokousávat složkovou strukturou. K dokumentu si totiž můžete přidat jakékoli doplňující informace, tzv. metadata, která mi pomohou při hledání a správě dokumentů. Pokud se poctivě vyplní, tak dokument lze najít postupným filtrováním. Tímto způsobem se dá rychleji dostat k hledanému dokumentu a zejména je to jednodušší pro toho, kdo složkovou strukturu nevytvářel a nemusí se v ní orientovat. Správné CDE by mělo nabízet možnost využívání metadat, ale rozhodně to uživatele nenutí tyto atributy používat.
Mobilní přístup – Informace kdykoli a kdekoli k dispozici
Při využívání CDE nejsou data uložena na lokálních serverech, ale v cloudu, a díky tomu má uživatel mobilní přístup ke svým dokumentům. Takže kdekoli a kdykoli si vzpomenu, že se chci dostat ke svým souborům, třeba i na jiném počítači, tak mi stačí přihlašovací jméno a heslo a hned mám po ruce data, která zrovna potřebuji. Navíc aplikace pro Android i iOS umožňuje přístup v offline režimu, tzn. že data mám dostupná bez toho, aniž bych měl připojení k wifi nebo mobilním datům. Takže lze s dokumenty pracovat offline například v podzemí nebo odlehlých končinách, a po připojení k internetu vše synchronizovat. 
Workflow – automatizace procesů
Kvalitní sdílené datové prostředí by mělo umět řídit jak interní procesy, tak i procesy s externími subjekty a spolupracovníky. Správně nastavené workflow nám velmi usnadňuje život. Díky tomu nemusí uživatelé myslet na jasně dané konkrétní kroky, které jsou definovatelné a software to dělá za ně. Tím se snižuje chybovost a zvyšuje efektivita. Navíc workflow dokáže upozornit na důležité události. Když se blíží termín, dostane zodpovědná osoba upozornění na blížící se deadline s přesně nastavenými pravidly. Jednoduše řečeno:Díky workflow dokážete jednoznačné a jasně dané procesy a metodické postupy ve firmě řídit automaticky.
Chcete vědět víc, přihlaste se zdarma na DEMO DEN ASITE
Příští týden budu zas pokračovat a uveřejním závěrečnou část mého blogu, ve kterém se budu věnovat například integraci CDE s ostatními systémy nebo licenční politice. Pokud Vás téma zaujalo, napište mi na email
