Slovíčko workflow se v poslední době těší velké oblibě. Ale zároveň zůstává stále zahaleno jakousi rouškou tajemství. Přitom různá Workflow používáme všichni v osobním životě, a to každý den už od okamžiku, kdy ráno vylezeme z postele. Jen tomu tak neříkáme. Takové běžné ranní Workflow má jasný cíl: dospělí včas v práci, děti včas ve škole a pokud možno se vším potřebným pro daný den. Startovacím bodem je budíček, následuje návštěva koupelny, snídaně, příprava svačiny, oblékání a odchod z domu. Vše je naplánováno na minutu přesně.
V oblasti řízení stavebních projektů je cíl zpravidla také jasný. Cílem je konkrétní stavba, která má mít všechny designové i technické vlastnosti, aby mohla ve výsledku sloužit svému účelu. Proto, aby se tak stalo, musí se celý projektový tým dohodnout na procesech, které k takovému cíli povedou. Výsledkem společné dohody je věcný postup, graficky zachycený ve For Projects v části Workflow. Je samozřejmé, že se při přípravě a dále během realizace Workflow v čase řízeně mění.
Klasické realizační Workflow
Zhotovitel na začátku nahrává realizační dokumentaci. Než se podle ní může reálně začít stavět, musí ji schválit hlavní inženýr projektu, specializovaní projektanti či další kompetentní profesionálové. Zpravidla hlavní inženýr projektu má rozhodující pravomoc a dokument schválí nebo jej schválí s připomínkami (tzn. že už lze podle dokumentace začít stavět, ale musí se například doložit certifikát nebo jiný dokument) a tuto informaci uvede přímo do Workflow. Poslední možností je neschválení dokumentace, přičemž přímo ve Workflow uvede důvod. Obvykle po konečném rozhodnutí projektanta odchází automatická notifikace zhotoviteli, případně dalším kompetentním lidem, kteří se na projektu podílí.
Klíčové je, že všichni, kteří se v jakékoli roli na projektu podílí, mají jednoznačné informace o tom, zda-li je konkrétní výkres či dokument schválený, kdo a kdy jej schválil a že podle něj může začít stavební dílo realizovat. Tím se dokáže zásadně zamezit různým nepochopením, nedorozuměním či dokonce realizaci na základě úplně jiné dokumentace.
Workflow v systému For Projects
Nedílnou součástí systému pro řízení projektů For Projects je právě oblast pro modelování, nastavování a upravování těchto Workflow. Definuje se, co bude spouštěčem Workflow, jaké jsou rozhodovací uzly, barvy, automatické změny stavu po určitém rozhodnutí až po nastavení adresátů, kterým mají odcházet notifikace. Samozřejmě lze nastavit i váhu hlasu jednotlivým schvalovatelům a ti mohou silou svého hlasu přehlasovat ostatní schvalovatele nebo řešit viditelnost či neviditelnost neschválených verzí dokumentace.
Reálný proces ve For Projects
- Zhotovitel nahraje dokument a vybere stav „Ke schválení“.
- Projektantovi odchází notifikace s odkazem na dokument (dokument automaticky získá žlutou grafickou značku, aby bylo okamžitě viditelné, že dokument prochází schvalováním).
- Projektant si dokument zobrazí přímo v prostředí For Projects a rovnou do dokumentu může udělat poznámky (Markup) a odešle je zhotoviteli k zapracování. A dokument prostřednictvím Workflow neschválí (dokument automaticky změní stav na Neschváleno a získá červenou grafickou značku).
- Zhotoviteli přijde notifikace s poznámkami od projektanta.
- Zhotovitel nahraje novou verzi dokumentace a celý proces běží od začátku až do doby, než projektant daný dokument schválí (dokument automaticky změní stav na Schváleno a získá zelenou grafickou značku).
- Následně zhotoviteli odchází notifikace, že dokument byl schválený a může podle něj začít stavět. U dokumentu je pak vidět, kdo, kdy a jak rozhodl.
Praktická aplikace Workflow
Aby Workflow firmám skutečně pomáhalo, musí být jednoduché a musí odrážet realitu. Nejčastěji sestavovaným Workflow v systému For Projects je to na schvalování projektové dokumentace. Stejně dobře ale funguje na schvalování faktur, objednávek či schvalování víceprací.
Další praktickou aplikací je Workflow na předávání hotových dokumentů. Uživatel pracuje na rozsáhlejším dokumentu, ale chce zveřejnit až finální verzi. Ne z důvodu utajení, ale proto, aby „ven“ nepouštěl polotovar s vysvětlivkami, že jde o pracovní verzi. Uživatel ve For Projects nahraje dokument, vybere stav a dokument je viditelný jen definovanému okruhu uživatelů. Může dávat jednotlivé verze dokumentů na sebe (reviduje dokument) a má jej on-line ve For Projects stále dostupný, přitom je stále neveřejný. Až je dokument připravený pro předání, uživatel schválí poslední revizi. Obchodní partner vidí až tu finální verzi dokumentu. Uživatel tak jednoduše řídí viditelnost dokumentu a předává až kompletní a hotový dokument, přičemž se samozřejmě může kdykoli vrátit k libovolné „meziverzi“.
Rádi Vám představíme systém For Projects i praktické ukázky práce s Workflow. Ozvěte se nám. Stačí vyplnit krátký kontaktní formulář. Následně se dohodneme na dalším postupu.
