Víte, jaká je noční můra každého rozpočtáře? Když těsně před dokončením rozpočtu přijde od investora aktualizované zadání. To může začít s oceňováním v podstatě nanovo. Zapracovat změny a vytvořit nové poptávky zabere spoustu času a úsilí, říká v rozhovoru výrobní ředitel společnosti Callida DANIEL ZEITHAML a zároveň nabízí řešení, jak změny v průběhu zpracování zadání vyřešit rychle a elegantně.
● Říká se: „Změna je život!“ A jak se zdá, tak to dvojnásob platí i v oblasti rozpočtování a oceňování stavebních zakázek…
To máte pravdu, nedávno jsme připravili anketu pro naše klienty. Otázka zněla: Jak často se setkáváte se změnou zadání v excelu v průběhu zpracování nabídky. 64 % klientů odpovědělo, že změny v projektu řeší pokaždé nebo často, 36 % odpovědělo občas a nenašel se jediný, který by odpověděl nikdy.
● Tato anketa byla nejspíš inspirací k vytvoření speciální funkcionality v systému euroCALC, která od nového roku řeší změnové importy?
Náš software tuto funkcionalitu obsahuje už delší dobu, ale nyní s lednovou aktualizací se podařilo změnové importy výrazně vylepšit. V kostce jde o to, že euroCALC dokáže detekovat změněné listy
a Průvodce změnovým importem aktualizuje zpracovávaný položkový rozpočet, do kterého promítne změny z nového zadání od investora. V závěru umožní porovnání stávajících a aktualizovaných položek, vizualizaci změn a jejich potvrzení.
● Jak probíhá zapracování změn do rozpočtu?
Uživatel systému euroCALC obdrží od investora zadání ke zpracování nabídky zpravidla v excelu, které mohou obsahovat klidně desítky listů. Tento excelový soubor si uživatel naimportuje do systému euroCALC a začne jej oceňovat a rozesílat poptávky, aby si ověřil cenu i od dalších subdodavatelů. Zkrátka začíná vytvářet rozpočet, aby nabídku odevzdal včas a se správnými cenami. Nutno podotknout, že na zpracování nabídky bývá často hodně málo času, někdy třeba jen pár dní. Najednou v průběhu této práce dojde ke změně v zadání. Přijde nový excelový dokument, ve kterém jsou přidané nebo naopak odstraněné položky, případně změněné výměry apod. Dojde prostě ke změnám třeba jen v jediném listě. Ale rozpočtář musí prohlédnout celý dokument a porovnat nové zadání s tím původním a defacto může začít vytvářet nový rozpočet znova. Nejenže je to dvojí práce, ale termín odevzdání nabídky se zpravidla neprodlužuje a zadavatel chce vrátit ceny do původního zadání. Nyní v systému euroCALC lze snadno ta dvě zadání porovnat, detekovat změny a nedělat práci znovu.
● Popište, jak konkrétně proces zapracování změn probíhá?
Jednoduše řečeno: euroCALC porovná všechny listy v excelovém souboru, najde změny, označí listy, kde k žádným změnám nedošlo a spáruje položky, takže uživatel se tomu už nemusí věnovat. Naopak zaznamenané změny označí euroCALC v průvodci a ukáže uživateli, o jaké konkrétní změny se jedná. Uživatel se může rozhodnout, zda-li změny potvrdí nebo nikoliv, případně položky může označit příznakem a věnovat se jim samostatně. Jakmile je práce hotová, všechny změny se uloží do původní verze zadání.
● Jaké přínosy tato funkcionalita uživateli přináší?
Nespornou výhodou je zejména úspora času. Uživatel nemusí prohlížet všechny listy a hledat, kde došlo ke změnám. euroCALC mu ukáže, kde se změny vyskytují a přímo označí položky, kterých se to týká. Díky tomu se minimalizuje i chybovost při tvorbě rozpočtů. A uživatel také neztratí již rozpracovanou práci, když najednou v průběhu oceňování obdrží novou aktualizovanou verzi zadání. Pokud vím, tak tento skvělý nástroj, který fakt šetří čas i peníze, nabízí euroCALC jako jediný software na českém trhu a ocení jej jak samotní rozpočtáři, tak i generální dodavatelé.
Ve společnosti IMOS Brno a. s. si novou funkcionalitu umožňující snadné zapracování změn v průběhu zpracování zadání vyzkoušel rozpočtář Jan Feyrer: Je to skvělý nástroj, se kterým se zatím seznamuji, ale už teď je jasné, že mi ušetří spoustu času i nervů při aktualizaci zadání.
