Používání tabulkových procesorů ve stavebnictví je zlozvyk, kterého se nemůžeme zbavit. Všichni víme, že práce s nimi je problematická a ruční zadávání dat je náchylné k chybám. Ale zvyk je železná košile. Stejně tak jako si každé ráno uvaříme kávu do starého otlučeného hrnku, tak je Excel „jistotou“, kterou mnozí používají při procesu řízení projektů. Pokud se stále bráníte tabulky opustit, je načase zamyslet se nad těmito překvapivými skutečnostmi:
Kopírujete a vkládáte chyby
Věděli jste, že Excel má pouze osm kategorií chyb vzorců, které uživatele upozorní, když je nelze vyřešit? Všechny ostatní chyby jsou nalezeny pouze tehdy, pokud je Vy nebo Váš kolega náhodou identifikujete. Podle několika studií publikovaných na začátku roku 2010 obsahuje 88 % všech tabulek "významné" chyby – a většinu z nich způsobují právě uživatelé.
Pro dodavatele je hledání chyb v tabulkách náročné, protože existuje spousta možností, jak mohou vzniknout. Tak například, vyjímáte a vkládáte data mezi více tabulkami? Zadáváte čísla a ceny ručně? Přiznejme si, že tady vzniká prostor, jak se lze chyby snadno dopustit. Nebo si představte, že použijete vzorec, o kterém si neuvědomíte, že je již neplatný, nebo že jste ho na začátku zadali špatně.
Protože se tabulky předávají od dodavatele k projektovému manažerovi a zpět, šance, že budeme chybovat, se násobí. Takže se velice snadno může stát, že budete pracovat se zcela nesprávnými údaji – a je zaděláno na průšvih.
Riskujete finanční ztráty
Proces podávání nabídek ve stavebnictví je neustálý souboj s časem. Rychlá tvorba přesných nabídek je totiž zásadní pro získání dalších projektů a posun firmy vpřed. V tabulkovém procesoru musí dodavatelé ručně vybírat všechny relevantní informace z různých míst a dbát na jejich správné zkopírování. To zahrnuje prohledávání několika pracovních listů nebo souborů a vytahování obvykle opakujících se informací.
Hrozí, že proces bude trvat příliš dlouho, a hlavně v nabídce mohou snadno vzniknout chyby, které Vás budou stát drahocenný čas i peníze. Podle zpráv přichází stavebnictví v USA ročně o více než 177 miliard dolarů právě kvůli opravám chyb, vyhledávání údajů o projektu nebo provádění přepracování. Rizika, která tabulky přinášejí, tak nakonec převyšují potenciální přínos.
Noční můra se nazývá: více verzí
Většina tabulek je uložena ve formě statických souborů v počítači, nikoli v cloudovém řešení. Sdílení souborů mezi více subdodavateli je tak nadlidský úkol. Namísto aktualizace dokumentů v reálném čase musí subdodavatelé čekat na zpřístupnění funkce úprav, zadat svá data a tabulku znovu uložit. Aby tento proces obešli, stahují si mnozí vlastní verze a aktualizují je za pochodu, přičemž jejich pozdější finalizaci nechávají na někom jiném.
Co se může pokazit? V jednom okamžiku může být v oběhu více verzí téhož dokumentu. To je noční můra každého, kdo s Excelem pracuje. Jsou všechna data v jednom dokumentu aktuální? Která verze je správná? Kdo má přístup k nejaktuálnější verzi? Jaká verze byla odeslána s nabídkou?
Při komunikaci s více kolegy a dodavateli jistě existuje lepší možnost než tabulkový procesor, co myslíte?
Bez auditní stopy se chyby kupí
I když jsou všechny informace sloučené do jedné tabulky, což většinou obnáší stovky provázaných buněk a vzorců, může se tabulka během několika minut změnit v chaos. Jedna chyba může způsobit lavinový efekt a rozhodit celý projekt. Například během vytváření rozpočtu mohou pracovníci používat zastaralé údaje a vzorce. Může tak docházet k chybným výpočtům, nepřesným číslům, nefunkčním vazbám a všude začnou vyskakovat chybové hlášky.
Ještě závažnější je fakt, že tabulkové procesory často postrádají spolehlivou auditní stopu, která by umožnila zjistit, kde a kdo udělal chybu. Nejde o to, abyste se zapojili do hry na obviňování, ale abyste rozpoznali, kdo pracuje s nesprávnými údaji a problém napravili.
Musíte si najmout odborníka!
Aby mohli projektoví manažeři efektivně řídit projekt, musí mít přehled o tom, co a kde se děje.
Zprávy o hodnocení nabídek, o stavu projektu nebo o možných rizicích pomáhají projektovým manažerům udržet vše na správné cestě. Bohužel pouze s tabulkovým procesorem, bez použití moderních informačních technologií, je téměř nemožné projekt spolehlivě řídit.
Zatímco software může pomocí pokročilé analytiky snadno získávat i poskytovat data, cenné informace obsažené v listech už tak snadno získat nelze. Bez odborníka na Excel, který by tyto specializované sestavy konfiguroval a spouštěl, se data „ztrácejí“ a projektoví manažeři tak nemají k dispozici informace o skutečném stavu svého projektu.
Nechte těžkou práci na softwaru
Udržování tabulky je náročná práce. Excel byl původně nástrojem pro účetní a nikdy nebyl určen k tomu, jak jej používáme dnes. Ale své uplatnění si i tak najde.
Tabulkové procesory jsou výhodné pro menší týmy, kde si informace předávají 2-3 lidé. Vzhledem k velikosti a rozsahu stavebních projektů většina firem tento nástroj ale rychle přeroste. Je proto nezbytné včas rozpoznat, kdy se tak stalo a kdy je potřeba se poohlédnout po lepším řešení. Mnohým se však tento bod zlomu nepodaří určit. Podle společnosti JBKnowledge se závislost na tabulkových procesorech od roku 2018 do roku 2019 snížila pouze o 1 %.
Aplikace Excel se na první pohled tváří jako jednoduchý nástroj, ale je potřeba se s ním naučit pracovat. V tabulkových procesorech je snadné udělat chybu a když se něco pokazí, tak bez IT podpory jste odkázáni pouze sami na sebe.
Co kdyby existovala jednodušší možnost?
Správně a chytře vytvořený software pro řízení projektů je intuitivní a může udělat těžkou práci za Vás. Už žádné verzování jednoho dokumentu, pochybení ve vzorcích nebo vyhazování někoho z tabulky, abyste ji mohli upravit. Možnost řídit projekt jedním kliknutím změní pravidla hry. A právě platforma Asite je toho důkazem.
Článek v originále si můžete přečíst zde.
