Sdílení a posílání objemných souborů je něco, co v současném světě založeném na internetu uživatelé vyžadují. Pokud občas potřebujete odeslat fotografie svému známému, zpravidla postačí běžné uložistě jako je Úschovna, Ulož.to, WeTransfer, Google Disk, Dropbox či Webshare. Stačí, když soubory zabalíte do ZIPu, a odeslání nebo uložení na web je snadné.

 

Když nestačí jednoduše odeslat soubory

Zmiňovaná řešení jsou použitelná, ale nenabízí potřebné možnosti pokročilým uživatelům. Mezi ně patří i stavební a projekční firmy, které v rámci rozsáhlého týmu spolupracovníků vyžadují ukládání a online sdílení komplikované adresářové struktury plné dokumentů rozmanitých datových formátů. Často dokonce potřebují vybraným spolupracovníkům v týmu zpřístupnit jen určité soubory nebo složky.

Některé soubory (výkresy a dokumenty) projektant zpřístupňuje specialistům, subdodavatel následně svoji dokumentaci zasílá zpět zadavateli. Proces se může opakovat, dokud není dokumentace zcela vyladěná a bez chyb. Výsledné dokumenty potřebují další profese, ale každý má odlišné nároky na rozsah dat i metody spolupráce. V tomto případě běžná uložiště neposkytují žádnou výhodu a stejně jako v případě zasílání dokumentace emailem může spolupráce skončit fiaskem. Nepomůže ani ftp uložiště, protože to nereflektuje role uživatelů a nemá žádné pokročilé funkce.

 

 

 

Adresářová struktura, práva a multimédia

Smyslem profesionálního řešení pro sdílení souborů a dat je zejména možnost členění dokumentů v rámci hierarchizované adresářové struktury, zpřístupňování souborů určitým uživatelům a také zohlednění různých datových formátů (v případě stavební firmy jde o textové dokumenty a tabulky, výkresy ve formátech CAD, obrázky a eventuelně další specifické formáty, mezi něž mohou patřit soubory programů euroCALC nebo ecOffer). Tyto požadavky může splnit pouze profesionální Document management system - DMS respektive Electronic Document management - EDM.

Jelikož společnost Callida se snaží firmám ve stavebnictví nabídnout komplexní portfolio řešení pro jejich činnost, před několika roky uvedla na český trh systém For Projects, který náročné požadavky firem na pokročilé sdílení dat perfektně splňuje.

 

Co nabízí For Projects

For Projects je Document management system, který dokáže mnohem víc, než jen prostě ukládat data velkého rozsahu. Velkou předností systému For Projects je práce v rámci adresářové struktury, do níž jsou jednotlivé dokumenty ukládány a následně sdíleny vybraným uřivatelům. Také linkování souborů napříč adresáři tak, aby jediný soubor mohl být umístěn ve více složkách podle toho, komu je daná složka adresována. Samozřejmostí jsou metadata vztahující se k jednotlivým souborům a také pokročilé vyhledávání, které metadata využívá.

Systém umožňuje verzování souborů s možností návratu ke starším verzím. Zajímavou funkcí systému For Projects jsou notifikace a oznámení, které se volitelně rozesílají adresátům (uživatelům, kteří na daný dokument "mají nárok") při vložení nebo změně dokumentu.

Skvělou funkcí jsou rovněž diskuze zřizované u jednotlivých složek a souborů. Do diskuzí lze vkládat soubory a ty se stávají přímou součástí diskuzního vlákna.

 

Hromadné nahrávání, sdílení, zveřejňování a sdílení objemných souborů

  • objemná data
  • hromadné operace
  • adresářová struktura (kategorizace)
  • diferenciovaný přístup podle práv uživatele
  • verzování a historie
  • notifikace při změnách souborů emailem
  • doplňující popisy a informace (metadata)
  • vyhledávání, diskuze, vestavěné prohlížeče
  • návaznost na procesní schemata (workflow)
  • zabezpečení
 
      

Snadná práce s různýmy datovými formáty

  • textové dokumenty (DOC, DOCX, Open office)
  • tabulky (XLS, XLSX, Open office)
  • CAD soubory (DWG, DXF, DGN, CEL, RVT, RFA, IPT, IAM, IDW, ADSK, DWF a další) včetně možnosti úprav dokumentů přímo v rámci For Projects
  • obrázky (JPG, JPEG, PNG, BMP, TIFF a další)
  • videa a multimédia (MOV, AVI, MPG, MPEG, MP3, MP4, WMA, WMF, OGG, 3GP a další)
  • komprimované soubory a adresáře (ZIP, RAR a další)
  • COBie data
  • IFC modely
 

 

Více o systému For Projects >